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 Más grande, más acogedor, rústico, elegante, con o sin estacionamiento, con o sin parque, globa en una chacra o salón en la ciudad... Debemos tomar en cuenta todos los detalles de cada salón analizado antes de contratar uno considerando simplemente su precio, para augurar el éxito en la organización de nuestra fiesta o evento.
Glamorosos salones, restaurantes, hoteles y salones en chacras parquizadas son los marcos elegidos para festejos y eventos de todo tipo. Las opciones son casi infinitas, respondiendo no sólo a su costo de alquiler, sino también a sus prestaciones. Veamos, a continuación, lo que tenés que tener en cuenta a la hora de contratar el salón para tu evento.
¿Dónde?
La ubicación del salón es por demás importante. Los invitados han de poder hallarlo fácilmente, incluyendo un pequeño mapa en las invitaciones si fuera necesario. Elegí un salón retirado del centro si querés un evento tranquilo y libre de ruidos de autos, pero que no quede a demasiada distancia como para que resulte inconveniente. También recordá que el traslado y el regreso a casa, en especial en eventos donde se consuma alcohol, pueden ser un factor de riesgo. Los salones demasiado retirados tienen este inconveniente, que bien puede ser solucionado contratando servicios de transporte especiales.
¿Cuándo?
El momento del festejo será un factor determinante a la hora de elegir el salón. Si el festejo es nocturno, es mejor contratar un salón que posea un sector cubierto y abrigado, incluso si la fiesta es en verano: hay noches que pueden ser algo frescas. Si el evento es de día, en cambio, podés privilegiar un salón con bellos parques y jardines, contratando carpas desmontables o globas para el evento.
¿De qué tamaño?
Las dimensiones del salón deben corresponderse con la cantidad de invitados. Si organizás un evento de 450 personas, el salón debe poder albergarlos cómodamente, contando con suficiente espacio para la circulación (incluídos los mozos del catering), baños, guardarropa, etc. En cambio, un salón enorme bellísimamente decorado para un evento de 100 personas será inconveniente, difícil de calefaccionar, y quedará luciendo como algo frío y menos alegre.
¿Y los sectores?
Para los eventos, el salón debe estar preparado en sectores especiales. Dependiendo del tipo de festejo, aseguráte que el salón tenga espacio suficiente para colocar mesas de comer, y un sector independiente para el baile o el festejo. De este modo, las mesas podrán ser vaciadas pero no retiradas, y a lo largo del evento los invitados conservarán sus puestos, para dejar allí sus abrigos y pertenencias, y para poder sentarse a descansar entre una y otra tanda de baile.
También consultá si el salón posee estancias independientes para niños, donde puedan colocarse juegos dejar a los niños bajo la atención de niñeras y personal de entretenimiento. Este sector no debe estar cerca de ascensores o escalera, tampoco cerca de la cocina o de sectores peligrosos. Así, todos se divertirán cómodamente.
¿Es un salón preparado para eventos?
En tiempos de crisis, muchas empresas y organizaciones ponen a disposición salones de todo tipo para eventos, a precios sumamente convenientes. Sin embargo, debés elegir un salón que posea las instalaciones adecuadas para un evento. Entre ellas, los baños deben ser de acuerdo a géneros (al menos dos baños, para hombres y mujeres, siempre en buenas condiciones y con los elementos necesarios a todo momento), debe haber un sector para guardarropas, y debe contar con los sistemas de calefacción o ventilación adecuados. También debe contar con instalaciones adecuadas para la musicalización, la iluminación, e incluso la decoración: un salón con un techo plano será muy difícil de decorar en su totalidad.
¿Y los exteriores?
Además de los parques, para los invitados o para las cocinas calurosas, es muy conveniente que el salón cuente con una zona para el estacionamiento. Si no la posee, averiguá si posee convenios con servicios de valet parking o con estacionamientos cercanos.
¿Qué otros servicios me pueden ofrecer?
Las empresas que organizan fiestas y eventos suelen poseer convenios o buenas recomendaciones respecto de los demás servicios a contratar, incluyendo calefacción, carpas y globas para exteriores, música, iluminación, video y fotografía, alquiler de barras y choperas, efectos especiales, etc. Dependiendo de tus necesidades, consultá si el salón posée pantallas y cañones, sistemas de proyección de luces, grupos electrógenos ante eventuales cortes de luz, una cocina amplia y bien equipada, parrilla y demás servicios.
Más vale prevenir...
Por último, es muy importante determinar la seguridad del sitio. Al entrevistarte con tus opciones en empresas de eventos, consultá sobre la existencia de matafuegos o sistemas de prevención y control de incendios, y sobre otras medidas de seguridad, como personal entrenado en primeros auxilios, ambulancia para emergencias y otros que consideres necesarios. También consulta sobre los sistemas de ventilación de aire, y de calefacción o refrigeración y sobre el cuidado de los vehículos que queden estacionados en el exterior.
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